Facturas electrónicas: cinco claves para integrarlas al negocio

La Superintendencia Nacional de Aduanas y Administracin Tributaria (Sunat) proyect que al cierre del ao, las facturas y recibos electrnicos superarn los 107 millones en el pas.

Esto, impulsado por la obligatoriedad impuesta por la Sunat para que ms empresas implementenla facturacin electrnica en sus negocios. Pero, quines estn sujetos a esta integracin? Cunto tiempo demora?Bruno Rivadeneyra, gerente general de B-More,nos da las claves para entender el proceso de la facturacin electrnica.

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1. EMPRESAS OBLIGADAS PORSUNAT En el 2013, la Sunat public una resolucin en la oblig a239 empresas Pricos (principales contribuyentes) a emitir facturas electrnicas, es decir, documentos tributarios en formato digital, como apunta la Cmara de Comercio de Lima (CCL). El plazo lmite de la lista se estableci para el 1 de octubre del 2014.

En tanto, en setiembre del 2014, Sunat public un segundo listado de 778 empresas pricos que tambin deban implementar facturas electrnicas en su negocio, con el 1 de julio del 2015 como fecha lmite. No obstante, ampli el plazo mximo al primer grupo al 1 de abril del 2015.

Ante los problemas de algunas empresas para ajustarse al cronograma de la Sunat, la entidad volvi a aumentar los plazos de implantacin de la facturacin electrnica al 1 de agosto solo al primer grupo y mantuvo el plazo del segundo para el1 de julio de este ao.

2. MODALIDADES DE SERVICIOS Para integrar la facturacin electrnica a un negocio -cuya implementacin no es necesaria sea a todas las operaciones del negocio-los proveedores ofrecen dos modalidades: mediante la adquisicin de la licencia de un software especializado (que se instala en los servidores de la empresa) o a travs del pago de unservicio de cloud computing

Segn Rivadeneyra, si bien el pago de la licencia es la modalidad ms cmoda entre las disponibles, tiene costos ocultos, como las actualizaciones y el costo de la compra y mantenimiento de losservidores, por ejemplo.

En cambio, en el caso del servicio de cloud computing o almacenamiento en la nube, el pagose fijar por una tarifa planaopor el costo unitario dedocumentos.En la primera modalidad, se paga una tarifa nica sea la cantidad de facturas o boletas que emitas. En el segundo caso, si emites al mes unas 1.000 facturas, se te cobra un costo mnimo por cada factura, detalla.

3. PROCESO DE IMPLEMENTACIN En el caso del servicio de cloud computing, no importa que sistema usela empresa, pues se pide un archivo en el formato que se maneja con la informacin de las facturas que se han emitido. Nosllevamosese archivo a la nube y nosencargamosde todo el tratamiento electrnico del documento:de enviarlo a Sunat, de recoger la aprobacin y de ponerlo a disposicin de los clientes, a los receptores de la factura. Es muy poco intrusivo con los procesos de la empresa, explica Rivadeneyra.

Luego, se harn pruebas para verificarque se cumpla el ciclo de envo a todos los involucrados en el proceso.Hay mucho de prueba porque la plataforma ya est configurada, aade.

4. TIEMPOS Y BENEFICIOS En el mercado hay ms de 10 proveedores de estos servicios ylos tiempos que ofrecen paraimplementar la facturacin electrnica pueden variar. En el caso de B-More, toma de dos a dos meses y medio integrar el proceso en un negocio, as sea una empresa simple o compleja.

En cuanto a los beneficios que trae la facturacin electrnica destacael ahorro de recursos de hasta 60%, detalla Rivadeneyra, si se considera tanto el costo del documentocomo los gastos de transporte al cliente yel almacenamiento, sin olvidar el tiempo, ya que las facturas estarn disponibles para cualquier revisin o auditora.

5. POSIBILIDADES La implementacin de las facturas electrnicas abre las puertas a la digitalizacin de otrosdocumentos, como los contratos y boletas de pago de los trabajadores, por ejemplo, lo que agilizara y facilitaria los procesos de la emrpesa. Con una plataforma como esta ya puede desmaterializar [los documentos] y migrar a digital, apunta.