Conforme las organizaciones crecen y confrontan exigencias comerciales, contables, regulatorias, entre otros ítems, se ven obligadas a diseñar capas administrativas que con el paso del tiempo terminan convirtiéndose en estructuras rígidas y lentas a la hora de reaccionar ante algún evento disruptivo. A esta figura se la conoce como burocracia, término acuñado hace unos 200 años. La palabra proviene de ‘bureau’, oficina o escritorio en francés, y ‘cratie’, del griego ‘kratos’, que significa poder o dominación.
La burocracia lejos de achicarse, como lo predijo Peter Druker, el gurú del management, no cede. En Estados Unidos, un tercio de la fuerza laboral trabaja en firmas con más de 5.000 empleados, y aquellos que están en el primer escalafón tienen encima 8 capas jerárquicas. Desde 1983 el número de gerentes, supervisores y administradores en ese país ha crecido 100%, mientras que los cargos en otras ocupaciones lo han hecho solo en 44%.
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El CEO de Walmart, Doug Mc Millon, define a la burocracia como “el villano”, Charlie Munger, de Berkshire Hathaway, la llama el “cáncer”, y Jamie Dimon, de J.P. Morgan, la describe como “la enfermedad”.
¿Por qué la burocracia perdura? En parte, debido a que cumple un propósito, también porque nos es familiar y porque al repartir el poder y definir funciones y límites a las responsabilidades, se ordena la operación conforme crece y se vuelve más compleja la organización.
Sin embargo, la burocracia sí se puede evitar. Para empezar, los colaboradores hoy en día están mucho mejor preparados y empoderados, a la vez, las comunicaciones se han vuelto instantáneas. Las herramientas tecnológicas facilitan la toma de decisiones y el control de riesgos y, sobre todo, al ser la capacidad de innovación el centro de creación de valor de toda organización moderna, se requieren respuestas que las burocracias rígidas no están en condiciones de facilitar.
Según dan cuenta Gary Hamel y Michael Zanini, en el Harvard Business Review, una solución que empieza a posicionarse es la denominada cero distancia, referida a incentivar la creación de ecosistemas donde colaboradores empoderados a manera de emprendedores independientes, interactúan con usuarios, inventores y socios de negocios, para reemplazar las estructuras organizacionales tradicionales y así lograr desarrollar productos y servicios, literalmente “sacudiéndose” de la burocracia “asfixiante”, que somete a la mayoría de empresas y las “ancla” a modelos productivos que pronto van a devenir en obsoletos.
Entre las características más saltantes de este novedoso método, está el visualizar a la organización como un conjunto de microempresas que se plantean objetivos ambiciosos y que implementan internamente acuerdos entre sí para complementarse de la mejor manera, buscando el mayor contacto posible con el mercado y aliados externos.
Este enfoque requiere de un cambio de mentalidad en la alta dirección como respuesta a las demandas que el mundo de los negocios plantea, lo que conlleva a concebir organizaciones innovadoras, pero a la vez ágiles y eficientes.
