¿Es posible ignorar la oficina cuando se está de vacaciones?

Usted necesita un descanso y finalmente se tomará esa tan ansiada semana de vacaciones. Pero cuando usted es el jefe, ¿realmente puede hacer caso omiso a su bandeja de entrada del correo electrónico e ignorar las llamadas telefónicas de la oficina?

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Es una pregunta que muchos gerentes y ejecutivos ponderan cuando empacan sus maletas. Y la respuesta no es tan clara como podría parecer.

Cuando Stella Mandehou se va de vacaciones, le gusta prepararse con varias semanas de antelación.

Para eso, escribe una lista de cosas para hacer, se pone al día con todos los proyectos pendientes y avisa a la gente sobre su partida.

Pero incluso después de hacer todo esto y despegar, la gerente de servicios profesionales de la Escuela Internacional de Negocios Hult de Dubai aún necesita pasar un par de horas consultando su correo electrónico y respondiendo los mensajes importantes o urgentes.

"Es una cuestión de criterio", escribe Mandehou en un correo electrónico a BBC Capital. "Soy una de los tantos que no podemos desconectarnos totalmente".

En la era de las comunicaciones globales y de los teléfonos inteligentes que funcionan desde casi cualquier lugar del planeta (incluso desde el aire), ¿está bien desconectarse, en particular si se dirige a un grupo de personas en la oficina?

En gran parte, depende de lo bien que haya dejado todo preparado para su ausencia y de cuán necesaria sea su opinión en caso de crisis u otras situaciones difíciles.

BBC Capital consultó a expertos y jefes de todo el mundo acerca de sus experiencias, sobre cómo liberarse y cómo permanecer conectados, y sobre cómo encontrar el equilibrio justo entre la renovación y la responsabilidad.

DEJAR ATRÁS

A menos que su computadora portátil y su teléfono inteligente sean absolutamente necesarios, déjelos en casa, sugiere Robert Hosking, director ejecutivo de OfficeTeam, con sede en Menlo Park, California.

Aunque esto es más común en Europa, donde las vacaciones son más sagradas, en Estados Unidos tampoco estará solo si procede de esta manera.

El porcentaje de empleados estadounidenses que no se reportan con sus empleadores durante las vacaciones ha incrementado en los últimos años, según una encuesta realizada por Robert Half Management Resources (compañía hermana de OfficeTeam). En 2005, esa cifra era del 21%; cinco años más tarde saltó al 26% y hacia el año 2012 alcanzó el 51%.

Según Hoskings, si usted siente la necesidad de reportarse un par de veces al día, entonces probablemente eso sea una señal de que ha planificado sus vacaciones en un mal momento o de que usted "sólo debe relajarse y dejar de preocuparse".

Hosking sugiere trazar un plan y adherirse a él. Prepárese para las vacaciones como si no fuera a estar disponible, "en lugar de planificar cuándo se comunicará", dice. Aunque eso no significa, necesariamente, desconectarse por completo.

"Si usted tiene que reportarse, establezca 'horas de oficina' para que sus colegas sepan cuándo estará disponible, de manera de evitar ser llamado en cualquier momento", escribe Hosking.

Y si deja su número de teléfono móvil o el correo electrónico personal para emergencias, aclare de antemano qué se entiende por emergencia (y qué no). Deje una lista de situaciones que puedan ser derivadas a otros directivos e identifíquelos.

OPORTUNIDADES DE APRENDIZAJE
Para Anne Frisch, vicepresidente senior de finanzas en la compañía internacional de servicios petroleros CGG, con sede en París, desconectarse durante sus vacaciones le da la oportunidad a sus subordinados directos de dar un paso al frente.

Su trabajo está muy estructurado en torno a los cierres de fin de mes y la presentación de informes. Son 12 en total, de los cuales le gusta dejar uno en manos de su equipo.

"Les da poder, les ayuda a ver todo el panorama y a tomar responsabilidades", dice. "A través de esta experiencia, aprenden a comunicarse con la dirección y pueden ser más apreciados".

Acciones como éstas pueden ser muy efectivas para las personas que quedan a cargo de la oficina, escribe Jim Link, un directivo de recursos humanos de la empresa de servicios de empleo Randstad para América del Norte.

"En la mayoría de los casos, esta demostración de confianza incrementa el compromiso de los empleados y puede ser una manera efectiva de demostrar aprecio y valor a los colegas de confianza".

LAS PEQUEÑAS COSAS CUENTAN
La clave del éxito: no espere a estar lejos para avisarle a la gente que se va a desconectar.

El mejor escenario sería "haber sido claro con su personal con respecto a que no estará a la disposición, y darle el poder a determinadas personas con los recursos y/o el poder de decisión necesario para abordar los problemas que puedan surgir", escribe Megan Fitzgerald, una orientadora profesional internacional radicada en Singapur.

"Si no hace estas cosas, entonces usted puede estar enviando un mensaje en el que da a entender que en efecto pueden contar con usted", dice.

"Incluso las pequeñas cosas hacen la diferencia cuando uno está lejos", según Link, de Randstad.

No se olvide de encender el notificador de "fuera de la oficina" (del correo electrónico) y de cambiar su mensaje de teléfono indicando a quién contactar cuando usted no esté disponible. Además deberá avisar, tanto a sus compañeros de trabajo como a sus contactos personales, acerca de su ubicación y la fecha prevista de regreso.

Tenga en cuenta que la duración de sus vacaciones puede determinar cuánto realmente tendrá que conectarse. "Si usted se va por una semana, casi cualquier cosa puede esperar", señala la orientadora ejecutiva laboral en Atlanta, Martha Eskew. "Cuando usted se va por un mes, tenga a mano una lista de prioridades".

LIBÉRESE

Incluso si las vacaciones son bien merecidas, a muchas personas les cuesta tomarse las que les corresponden, por no hablar de realmente liberarse.

Más de una cuarta parte de los empleados estadounidenses se sienten culpables al usar toda la licencia acumulada, de acuerdo al estudio de compromiso de los empleados del año 2014, realizado por Randstad.

Pero tomarse el tiempo para poder desconectarse es muy importante. Estudios demuestran que cuando los trabajadores regresan a la oficina después de las vacaciones, están recargados y mucho mejor preparados para afrontar el próximo gran proyecto.

Y lo más importante es que no hay necesidad de sentirse culpable por ello, según Eskew. "Creo que las vacaciones son necesarias para nuestra salud mental y espiritual. Todos necesitamos tiempo para nutrirnos nuevamente", escribe. "A mí me da espacio para darme cuenta qué es realmente importante para mí, para mis clientes, para mi negocio".

Nota del editor: Eskew intercambiaba correos con BBC Capital desde la playa en Florida, durante sus vacaciones. También intentamos encontrar al investigador de la felicidad Shawn Achor, pero se encontraba de vacaciones, y consecuente con sus propias recomendaciones, se había "desconectado excepto en las emergencias".