Navidad: las empresas deben seguir estos pasos para deducir gastos por obsequios a trabajadores

En estas fechas, las empresas suelen entregar bienes como canastas, panetones, vales de pavo, entre otros, a sus trabajadores y también acostumbran a realizar la tradicional celebración de fiestas navideñas.

No obstante ello, se debe recordar que estas entregas y celebraciones a favor de los trabajadores representan gastos para las empresas, y por lo tanto, deberán cumplir con ciertos requisitos para ser deducibles. De lo contrario, se corre el riesgo de que la Sunat, por ejemplo, desconozca estos gastos, explica Carlos García, especialista tributario del estudio Torres y Torres Lara Abogados.

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Como consecuencia de ello, se determina en la empresa un mayor Impuesto a la Renta (IR) y multas por pagar, de ser el caso, sin perjuicio del IGV que corresponda por los obsequios entregados a los trabajadores.

En tal sentido, se debe tener en cuenta que las entregas que realizan las empresas a favor de su personal con ocasión de las fiestas navideñas califican como “aguinaldos” para estos últimos.

Para efectos del IR, estos “aguinaldos” representan un mayor ingreso (renta de quinta categoría) para los trabajadores, por lo que el empleador (la empresa) deberá considerarlos al momento de determinar la retención mensual del IR de quinta categoría.

Asimismo, el especialista tributario sostiene que dichos “aguinaldos” serán totalmente deducibles para la empresa en tanto: (i) se otorguen con carácter general a los trabajadores, (ii) se acredite la causalidad y la fehaciencia del gasto (por ejemplo, contar con los comprobantes de pago de los bienes y con una hoja de recepción con la firma de cada trabajador al momento de las entregas), (iii) se traten de gastos razonables y proporcionales, y (iv) se cuente además con cualquier otra documentación que permita sustentar la realización y entrega de estos “aguinaldos”.

Por otro lado, para efectos del IGV, se debe señalar que la entrega de estos obsequios a los trabajadores (salvo, por la entrega de los vales de pavo) se encontrará gravada con el referido impuesto, ya que dichas entregas son consideradas como retiro de bienes, por lo que la empresa deberá emitir una boleta de venta con el respectivo IGV, con la leyenda “transferencia gratuita”.

García indicó también que se debe tener en cuenta que –para efectos del IR– las fiestas navideñas que se realicen en favor de los trabajadores califican como gastos recreativos, por lo cual, podrán ser deducibles en la medida que se acredite su fehaciencia (realización) y se cumpla con la regla general de causalidad.

Cabe precisar que la deducción de este tipo de gasto se encuentra limitada al 0.5% de los ingresos netos del ejercicio anterior, con un tope máximo de 40 UIT (S/ 168,000). El exceso no sería considerado como deducible.

Finalmente, el especialista recomendó que, para efectos de poder sustentar este gasto, se cuente con: (i) los comprobantes de pago respectivos por la celebración de la fiesta navideña, (ii) la mayor documentación que permita verificar que el evento se realizó (videos, fotos, invitaciones, etc.), y (iii) cualquier otro medio probatorio que se estime conveniente.