El papel en el Estado

Recientemente fui testigo de cómo, para evaluar un estudio de factibilidad de un proyecto de asociación público-privada, el Estado solicitó al postulante el informe completo en sus versiones digital y física. ¡Treinta mil páginas impresas! Luego llegaron las observaciones; pase usted a imprimir miles de páginas adicionales con los cambios exigidos. Es sencillamente escandaloso el impacto ambiental y económico de destinar tamañas cantidades de papel, tinta, tiempo y espacio de almacenamiento a trámites que, a todas luces, deberían ser electrónicos.

En Chile, el “Estudio de requerimientos de un Sistema de Gestión Documental para el Estado” realizado en el 2016, encontró que por concepto de horas-hombre dedicadas a papeleo se gastan al año cerca de mil millones de dólares. Además, que los funcionarios ocupan hasta un 50% de su tiempo procesando documentos. Para enfrentar este escenario, en setiembre pasado dicho país aprobó la Ley de Transformación Digital del Estado, uno de cuyos pilares es la política cero papel. Además, obliga a la digitalización de los trámites ante los servicios públicos y simplifica o elimina muchas otras gestiones de los ciudadanos de a pie.

En nuestro país, a inicios de año, el Ejecutivo emitió el D.U. 006-2020 que crea el Sistema Nacional de Transformación Digital. Entre otras medidas, señala que las entidades públicas tienen hasta el 31 de diciembre del 2021 para adecuar sus sistemas de trámite documentario para el envío automático de documentos electrónicos con otras entidades. Lo complementa el D.U. 007-2020, que aprueba el marco de confianza digital. Este incluye la seguridad de datos personales a cargo del Minjus, la protección del consumidor a cargo del Indecopi, y la seguridad de la información a cargo de la PCM. Esta última lidera los procesos de innovación tecnológica y de transformación digital del Estado desde la Secretaría de Gobierno Digital.

Una entidad que viene mostrando avances importantes en digitalización y gestión de datos es Essalud. Si bien desde hace años cuenta con información de logística y prestación de medicamentos, esta estaba dispersa en bases de datos de distintas gerencias, lo que llevaba a que el mismo indicador tuviera números diferentes –no solo inaceptable, sino la pesadilla de cualquier gestor y formulador de política pública–. Hoy la Unidad de Inteligencia y Análisis de Datos (UIAD) efectúa análisis de base de datos integradas o metadata. Esto es: con un algoritmo de consulta, consolida varias bases de datos para producir contenido consistente y validado en términos de calidad. La consecuencia directa es que los funcionarios están tomando decisiones con información muy cercana a la realidad.

A ello se le suma que en cada institución prestadora de servicios de salud, Essalud ha implementado –aunque con algunas limitaciones en los hospitales más grandes– el Sistema de Gestión de Servicios de Salud. Es un sistema prestacional que integra la información del diagnóstico, tratamiento y procedimientos de cada paciente. Así, permite que los pacientes cuenten con historias clínicas digitales únicas vinculadas a su DNI, a las que pueden acceder médicos desde cualquier parte del país. Esta unidad debe tener más peso y ser mirada por el Minsa, por las regiones y por el resto del Estado para que sea replicada.

Un gobierno digital permitirá, por supuesto, aligerar los trámites que los ciudadanos realizan ante al Estado. Según un informe del Banco Interamericano de Desarrollo (BID), realizar un trámite en el Perú demora, en promedio, 8,6 horas. Somos el segundo país más ineficiente de la región, solo después de Bolivia. Quien encabeza la lista es Chile, con 2,2 horas en promedio. El organismo internacional precisa que los factores que dificultan adoptar e implementar reformas de simplificación y digitalización de trámites son la inercia burocrática, la poca coordinación interinstitucional, un gobierno alejado del ciudadano que ignora su experiencia, necesidades y demandas, y las altas complejidades regulatoria y técnica. A ello le sumamos los enclaves donde la corrupción buscará siempre impedir la adopción de prácticas transparentes.

La firma digital debe ser una herramienta de gestión tan válida como la firma en papel. Y para eso, entre otras medidas, entidades fiscalizadoras como la Contraloría General de la República deben poder respaldar la labor de los funcionarios públicos que la impulsan. La tristemente célebre frase “papelito manda” debe solo aplicar al mundo electrónico.