OneDrive: ¿cómo usar la nube de Microsoft?

Hoy en día, guardar un archivo (fotos, videos, documentos, etc.) en la nube es fácil, sencillo y necesario. Existen muchas aplicaciones que ofrecen este servicio y Microsoft no ha estado ajeno a ello. Aunque ha llega mucho después en lo que respecta al fenómeno del almacenamiento en nube, su servicio OneDrive ciertamente tiene mucho que ofrecer.

Pero, ¿qué es OneDrive? Este es un servicio de alojamiento de archivos, lanzado -luego de casi cinco años de prueba y mejoramientos- en febrero de 2014. Actualmente su servicio ofrece 5 GB de almacenamiento gratuito, más 15 GB para el álbum de cámara.

OneDrive te permite subir hasta 5 archivos a la vez de manera estándar con cualquier navegador, y también se puede instalar una herramienta ActiveX que permite arrastrar un número ilimitado de archivos directamente desde el Explorador de Windows.

El servicio de Microsoft puede ser utilizado desde su página web en computadoras o móviles, pues cuenta con aplicaciones para Windows 10, Windows 8, Windows Phone, iOS y Android que permiten editar documentos y hojas de cálculo.

¿PARA QUÉ USAR ONEDRIVE?

Al ser OneDrive un servicio en la nube como los otros dos principales: GoogleDrive y DropBox, muchos buscan que la creación de Microsoft marque la diferencia. La principal característica que marca lo distinto y que le da mucha ventaja es su integración con la versión de Windows 8.1 y con Windows Phone en muchos dispositivos portables.

Se puede usar para almacenar y guardar todo tipo de archivos en la nube de forma tal que estén disponibles para cualquier equipo o dispositivo. Es decir, OneDrive no necesita usar memorias flash para copiar e intercambiar datos e información de uno a otro equipo, solo es necesario estar conectado a Internet para acceder y usar el mismo contenido.

Para usar OneDrive es necesario tener una cuenta Microsoft, si no lo tienes puedes crearte una gratis. Pero, si ya posees una cuenta de correo en Outlook.com, podrás acceder con ella sin ningún problema.

¿CÓMO FUNCIONA ONEDRIVE?

Lo primero que debes hacer es iniciar sesión en Windows u Office con tu cuenta de Microsoft u Outlook y activar OneDrive y asociarlo con tu cuenta y tu computador. El paso es el mismo si usarán el servicio de almacenamiento desde su página web o la aplicación para iOS y Android.

En tu PC se ubicará en la bandeja del sistema, su icono es el de una pequeña nube, y haciendo clic en él podrás acceder a las distintas configuraciones o acceder a tu cuenta vinculada de Microsoft.

La primera vez que ingreses recibirás un asistente de configuración que te guiará a través de las etapas iniciales de configuración de las carpetas sincronizadas de OneDrive en el equipo que estés usando en ese momento.

El siguiente paso es examinar las distintas carpetas de tu cuenta de usuario, las cosas que puedes realizar, cómo hacerlo, etc.

La última opción te permitirá hacer clic en el botón “Abrir mi carpeta OneDrive”, que abrirá el área de OneDrive en tu equipo local que actúa como área de carga en la cuenta OneDrive online.

Cualquier archivo o carpeta que quieras subir a tu cuenta de OneDrive, simplemente arrástralos y suéltalos en esta área dentro del Explorador de Windows. También puedes hacer clic con el botón secundario en el enlace OneDrive de la barra lateral para elegir otras carpetas que deseas sincronizar.

Siempre que tengas conexión a Internet y no tengas demasiados archivos, la sincronización inicial de OneDrive no debería tardar demasiado.

¿CÓMO FUNCIONA ONEDRIVE ONLINE?

Para usar OneDrive de manera ONLINE, es necesario que ingreses a onedrive.com y una vez que hayas iniciado sesión se te redirigirá al panel de control online de los archivos y carpetas que hayas elegido para sincronizar desde tu computadora.

Puedes hacer clic con el botón izquierdo del mouse en cualquier carpeta para acceder a ella y ver el contenido. Si son imágenes, verás una vista previa de cada imagen, con varios controles en la parte superior de la pantalla para seguir editando, copiando o compartiendo con otra.

Si son documentos, como un archivo de Word o Excel, puedes hacer clic en ellos de forma similar solo que esta vez abrirás la versión en línea de Office del tipo de archivo, donde podrás editar, imprimir, compartir o añadir comentarios.

Si quieres compartir un archivo de OneDrive solo debes hacer clic derecho sobre el archivo y luego en la opción “Compartir”. Se abrirá una pequeña ventana en la que podrás enviar a otras personas a través de sus direcciones de correo electrónico.

Cuando hayas incluido a las personas con las que deseas compartir el archivo o la carpeta, haz clic en “Compartir” y se enviará un correo electrónico detallando al destinatario cómo obtener acceso a los elementos.

Todas estas opciones también están disponibles si entras a la carpeta de OneDrive, allí tendrás además de tener la posibilidad de compartir cualquier archivo, la opción de descargar, eliminar, mover, copia, cambiar de nombre, agregar nombre, etc.

¿CÓMO SUBIR UN ARCHIVO A ONEDRIVE?

Primero, abre tu cuenta de OneDrive. Una vez que ingreses, haz clic en el botón “Cargar”, que encontrarás en la parte superior de la ventana.

A continuación se abrirá el explorador de archivos de tu equipo. Selecciona el archivo o carpeta que quieras subir a la nube y haz clic en el botón “Aceptar”.

El archivo o carpeta se cargará en el sistema inmediatamente.

¿CÓMO CREAR UN DOCUMENTO EN ONEDRIVE?

Además de subir archivos a OneDrive, también puedes crear documentos de texto, presentaciones u hojas de cálculo desde esta plataforma virtual.

Para hacerlo, una vez que hayas ingresado a la plataforma haz clic en el botón “Nuevo”.

Se desplegará un menú donde podrás seleccionar el tipo de documento que quieres crear. Puede ser un documento de Word, Excel, Power Point, una nota o un texto sin formato específico.

Se abrirá una nueva ventana donde podrás trabajar en una versión virtual del programa de Office que hayas seleccionado. El sistema guardará automáticamente todas las modificaciones que realices en el documento.

VENTAJAS DE USAR ONEDRIVE

5 GB gratuitos. Aunque no es suficiente, si priorizas entre tus archivos más importantes, puede ser de gran ayuda.

Almacenamiento Adicional. Además de los 5 GB gratuitos, podemos extenderlos hasta 10 GB, solo necesitas recomendar el servicio con tus amigos y contactos compartiendo el enlace que encuentras en la sección de opciones del plan.

Sincronización entre dispositivos. Puedes bajarte la aplicación en tu PC y dispositivos móviles. Todos los archivos que tengas en tu cuenta, podrás abrirlos desde cualquier aparato, aun cuando no tengas conexión.

Archivos seguros. Los archivos seguirán en tu cuenta, así cambies o extravíes tu equipo tecnológico.

Subida en automático. Cuando guardes un archivo en OneDrive, la subida será automática. Ideal para el álbum de fotos.

Trabaja online. Otra de las ventajas de este servicio, es que nos permite editar documentos sin siquiera descargarlo. Basta en abrirlo desde el navegador para continuar con la edición. Además, puedes trabajar en grupo con otras personas en un mismo documento.

DESVENTAJAS DE USAR ONEDRIVE

Para más almacenamiento, tienes que pagar. Si se busca más de 10 GB de espacio, se recomienda obtener un plan que se ajuste a tus requerimientos.

Una cuenta por usuario. Como todos los servicios, permiten una sola cuenta.

Internet para empezar. Al principio necesitarás de Internet tanto para configurar la aplicación, como para la sincronización de nuestros archivos.

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