Coronavirus y teletrabajo: 5 modelos de “oficina del futuro” que están emergiendo gracias a la pandemia

¿Es la oficina, tal y como la conocíamos hasta ahora, una reliquia del pasado?

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David Mott, un inversor de capital emprendedor se hace esa pregunta mientras reflexiona sobre la pandemia. Cree que el nuevo coronavirus nos ha brindado una “enorme oportunidad para un cambio histórico real” y para “reinventar el concepto de oficina”.

Mott, socio fundador de Oxford Capital, una firma de inversiones inmobiliarias en Londres, Reino Unido, dice que en muchas de sus reuniones de los últimos meses ha debatido con su equipo sobre cómo serán los espacios de trabajo de aquí en adelante.

“Y no solo mi empresa, sino muchos de nuestros clientes -empresas de todo tipo, dentro y fuera de Reino Unido- se plantean cuál es el futuro del trabajo”, le cuenta a BBC Mundo.

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Él asegura que “la covid-19 ha cambiado las normas”.

La oficina, dice Mott, “ya no es el lugar en el que se espera que pasemos turnos fijos con rígidos horarios de reuniones. La mayoría de las personas que trabajábamos en una oficina podemos hacer el trabajo desde casa, desde un café, desde la casa de un amigo o desde un sitio de coworking”.

“Por supuesto, para algunas profesiones, la ubicación es fundamental. Pero los trabajadores de oficinas estamos viendo una página en blanco. Tenemos una oportunidad increíble para redefinir la manera en la que trabajamos y reescribir las normas”.

Pero tenemos que hacerlo bien, dice él. “Necesitamos herramientas digitales que nos ayuden con esto”.

Mott, apasionado del tema, hizo su propia investigación, y llegó a la conclusión de que hay al menos cinco modelos nuevos de oficinas que están emergiendo en el mundo. “Y puede que surjan más”.

Veamos cuáles son...

1. La oficina totalmente remota

“Hemos abierto los ojos a las maravillas del trabajo remoto. Zoom y otros sistemas de videollamadas no son perfectos, pero nos han liberado de la oficina. Los nómadas digitales, ya lo estaban haciendo, y ahora nosotros aprendemos de sus experiencias. Yo mismo lo hice viajando por Asia y sentí la confianza de que este sistema puede funcionar”, explica Mott.

“Es una posibilidad real para muchos negocios, pero requiere un arduo trabajo y mucha tecnología para que funcione bien”, explica el especialista, que sugiere opciones como Slack o Facebook Workplace.

“Se trata de buscar herramientas sociales para que la gente pueda interactuar”.

“Una de mis empresas comenzó a trabajar de manera totalmente remota y han establecido un ‘comité social’, un pequeño grupo encargado de hacer que el trabajo sea más humano, cercano y divertido, organizando noches de pizza online y experiencias reales que la gente pueda compartir”.

“Yo mismo participé en una cata de chocolates a través de Zoom. Todos lo recibimos por correo correo y nos reunimos unas 20 personas con un experto que nos iba explicando. ¡Fue una experiencia increíble!”

Mott cree que el principal reto de este modelo es la falta de contacto con el equipo.

Por otro lado, Mott explica que este modelo tiene como una de las principales ventajas la posibilidad de hacer nuevas contrataciones en lugares lejanos, “de expandir el talento”, además de ahorrar en costes.

“Todos estos modelos de oficina tienen pros y contras”, añade.

2. El modelo híbrido

Consiste en trabajar uno o dos días a la semana en la oficina y el resto de forma remota.

“Es el que hemos decidido aplicar en mi empresa”, dice Mott. Su compañía tiene 18 oficinas repartidas en Reino Unido, en las que han diseñado algunos espacios comunes y otros individuales, adaptados a las circunstancias.

Es un modelo por el que también apuesta Marco Minervini, investigador de diseño organizacional en la escuela de negocios INSEAD en Singapur. Se trata de combinar el trabajo a distancia con el trabajo de oficina, dice él. Aunque también advierte que podría acentuar algunas desigualdades entre trabajadores -por ejemplo, en función de su conexión a internet o su situación familiar-.

Nicholas Bloom, profesor de economía en la Universidad de Stanford especializado en trabajo remoto, le dijo a la BBC que dos días de trabajo en casa por semana son óptimos para lograr un equilibrio entre la vida personal y profesional, reduciendo el estrés y el tiempo de traslado.

Sin embargo, no funciona para todo el mundo, sobre todo para quienes prefieren tener una rutina más establecida.

3. Modelo remoto “plus”

Una semana en la oficina, seguida de tres semanas trabajando de forma remota.

“Esto permite a las personas vivir más lejos, pero hacer el esfuerzo de pasar tiempo trabajando junto a su equipo aproximadamente una vez al mes”, cuenta Mott.

No es el modelo más extendido, pero algunas grandes empresas, como Estee Lauder, se lo plantearon a sus trabajadores durante la pandemia, y pronto lo empezarán a aplicar.

“Nos preguntaron qué modelo era el que preferíamos y al final esa fue la opción”, le cuenta a BBC Mundo Carolina Salvador, coordinadora de comercio electrónico en la sede de Londres de la multinacional.

“En noviembre esperamos reabrir la oficina de Londres, pero solo dos plantas, con comedor y cocina cerrados y sin espacios compartidos. Será obligatorio el uso de mascarilla y tendremos que reservar un sitio en la oficina antes de ir. El número máximo de plazas son 100 personas”.

Ella dice que considera que trabajar desde casa “tiene muchísimas ventajas, pero también estar en la oficina y en contacto con los compañeros. Yo no soy menos productiva por trabajar tres semanas desde casa, pero sí es cierto que ir esa semana a la oficina puede ser bueno para el trabajo en equipo”.

4. Hub & Spoke

Este modelo toma su nombre de un paradigma de distribución radial, que se expande desde el centro, como una especie de “radios” o rayos de sol.

Consiste en que la empresa “se expanda, con oficinas remotas en otras ciudades o países para aprovechar las habilidades locales”, explica Mott.

“Si por ejemplo, 10 colegas viven en la misma zona, pueden socializar de forma más frecuente en esos espacios o poner en práctica el concepto WFA (trabaja desde donde quieras por el tiempo que quieras)”.

Es digamos, una variante de la oficina híbrida con opciones más locales, según la distribución del equipo.

5. Tiempo de calidad

Este quinto modelo tiene que ver con las empresas que priorizan la calidad de producción, sin supervisar tanto el tiempo de trabajo: no importa que los empleados trabajen de 9 de la mañana a 5 de la tarde; cada persona es diferente y tiene sus compromisos. Lo importante es el trabajo resultante.

“Ofrece una flexibilidad para adaptar el trabajo a otros compromisos, en lugar de supeditar la vida familiar a los compromisos laborales”, resume el inversor.

“La otra cara de la moneda del trabajo flexible es que debemos realmente confiar en nuestros colegas y empleados. Cuando la gente está en casa, no sabemos lo que hacen en cada momento. Por eso este modelo necesita que se haya desarrollado un alto nivel de confianza”.

“¿Pero a quién no le gusta que confíen en su trabajo? Yo tampoco estaría feliz en mi organización si no confiaran en mí”.

Pero.. ¿y la oficina “del pasado”?

“Cuando comencé a reflexionar sobre esto me pregunté: ¿qué es una oficina?”, le explica Mott a BBC Mundo.

Si echamos la vista atrás, vemos que la primera oficina fue creada el 31 de diciembre del año 1600 por la Compañía Británica de las Indias Orientales. En ella, filas de empleados llevaban la contabilidad y la administración de la empresa.

“El modelo no ha cambiado mucho”, dice Mott. “Pasaron cientos de años y vemos cómo siguió siendo todo prácticamente igual”.

Las nuevas tecnologías impulsaron cambios en la forma de trabajar y en la productividad, pero no tanto en los espacios de trabajo. Primero fueron las máquinas de escribir y las fotocopiadoras, más tarde llegaron las computadoras.

Pero la rutina en la oficina seguía siendo más o menos la misma.

Mott dice que su abuelo trabajó en IBM cuando las máquinas de escribir electrónicas comenzaban a cambiarse por computadoras. Y él mismo empezó su carrera sumando columnas de números escritas a mano con calculadora, antes de que llegaran las tablas de Excel y las computadoras.

Luego llegó internet.

“Por supuesto, la revolución digital cambió mucho las cosas en los últimos 10 o 20 años. Algunas empresas como Google, Facebook o Bloomberg invirtieron en oficinas realmente modernas e innovadoras -los más cínicos dicen que fue para que la gente se quedara más tiempo en la oficina- pero eso ya es cosa del pasado”, considera el inversor.

El verdadero cambio, según él y otros especialistas en el campo, viene ahora, con la pandemia.

“El hábito de ir a trabajar todos los días a una oficina se ha visto alterado, y cuándo un hábito se rompe es cuando se puede crear uno nuevo. La era del escritorio permanente ha acabado”, resume Mott.

El Chartered Institute of Personnel and Development, una asociación de recursos humanos con base en Londres, prevé que la mayoría de las empresas mantendrán sus oficinas físicas.

Pero eso no quiere decir que la forma de trabajar no vaya a cambiar, le dijo recientemente a la BBC Peter Cheese, director de esa organización: “La pandemia está obligando a pensar de manera diferente a los empleadores sobre la viabilidad de permitir a sus empleados trabajar de forma flexible”.

“Estamos viviendo un momento de cambio real en el mundo laboral impulsado por una crisis existencial”, explicó Cheese.

Y ese cambio pone a los empleados en el centro de decisiones estratégicas como nunca antes.

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